Dobra obsługa klienta – jak to robić?

Dobra obsługa klienta – jak to robić?

Obsługa klienta wykracza poza odpowiadanie na e-maile i telefony — chodzi o zrozumienie potrzeb klientów i robienie wszystkiego, co w Twojej mocy, aby spełnić lub przekroczyć ich oczekiwania. Niezależnie od tego, czy pracujesz osobiście, czy online, doskonała obsługa klienta może mieć decydujące znaczenie w tym, czy potencjalny klient stanie się lojalnym klientem.

Każdy chce zapewnić doskonałą obsługę klienta, ale nie każdy wie, jak to robić konsekwentnie. Świetna obsługa klienta nie polega na zapamiętywaniu listy odpowiedzi lub wysyłaniu automatycznych notatek z podziękowaniami – chodzi o nauczenie się rozwiązywania problemów zgłaszanych przez klientów, aby czuli się lepiej po rozmowie z Tobą niż przed telefonem .

Twoi klienci są ważną częścią Twojej firmy, dlatego ważne jest, aby zapewnić im niezmiennie doskonałą obsługę klienta. W ten sposób sprawisz, że będą wracać po więcej i polecać Twój biznes innym. Dodatkowo, zapewniając doskonałą obsługę klienta, będziesz w stanie zmniejszyć ryzyko negatywnych recenzji online, które mogą mieć negatywny wpływ na Twoją firmę, a także ogólnie zaszkodzić Twojej reputacji w Internecie. Głównym powodem sukcesu firm takich jak Inpost, czy Brand24 jest nic innego jak wyjątkowa obsługa klienta, którą zapewniają tysiące pozytywnych recenzji online. 

Aby zapewnić niezmiennie doskonałą obsługę klienta, postępuj zgodnie z poniższymi wytycznymi.

Słuchaj aktywnie

Aktywne słuchanie jest jedną z najważniejszych umiejętności zapewniających doskonałą obsługę klienta. Aktywnie słuchając tego, co mówią Twoi klienci, możesz lepiej zrozumieć ich potrzeby i jak możesz im pomóc. Ponadto klienci czują się doceniani, gdy poświęcisz czas na ich wysłuchanie. W aktywnym słuchaniu bardzo pomaga empatia, możesz w niej się doskonalić.

Dodać wartość

Innym sposobem na zapewnienie doskonałej obsługi klienta jest zawsze dodawanie wartości. Oznacza to wykraczanie poza oczekiwania klienta i robienie wszystkiego, co możliwe, aby poprawić jego wrażenia. Zawsze bądź przyjazny i pomocny, bez względu na sytuację. To znacznie przyczyni się do stworzenia pozytywnej obsługi klienta.

Reaguj na zapytania i wątpliwości klientów i upewnij się, że zajmujesz się nimi w odpowiednim czasie.

Zawsze pomagaj

Najlepszym sposobem na zapewnienie doskonałej obsługi klienta jest nieustanne pomaganie. Będąc pomocnym, pokazujesz swoim klientom, że Ci na nich zależy i ich doświadczenia z Twoją firmą. Dodatkowo, gdy jesteś pomocny, budujesz zaufanie i relacje z klientami, co może prowadzić do ponownych transakcji i skierowań.

Stwórz chwile szczęścia

Niedawne badanie wykazało, że zadowoleni pracownicy prowadzą do zadowolonych klientów, co prowadzi do większej sprzedaży i lepszych wyników finansowych. Jak więc stworzyć chwile szczęścia dla swoich pracowników?

  • Idź o krok dalej, aby uszczęśliwić swoich klientów.
  • Zrób dla nich coś wyjątkowego – coś, co sprawi, że zapamiętają Ciebie i Twój biznes.
  • Pokaż im, że zależy Ci na nich jako na osobie, a nie tylko na kliencie.
  • Bądź przyjazny, pomocny i pozytywny – bez względu na wszystko.
  • Zawsze bądź gotów zrobić wszystko, aby pomóc.

Pamiętaj, że biznes jest osobisty

W biznesie ciągle przypomina się nam, że to nie jest osobiste. Ale kiedy to Ty zapewniasz obsługę klienta, jest to kwestia osobista. Twoi klienci ufają Ci w swojej działalności i zasługują na traktowanie z szacunkiem.

Nie zawsze chodzi o ciebie, ale zawsze o nich

Jeśli chodzi o obsługę klienta, nie zawsze chodzi o Ciebie lub Twoją firmę. Chodzi o klienta i jego potrzeby. Musisz umieć postawić się na ich miejscu i zobaczyć rzeczy z ich perspektywy. Tylko wtedy możesz naprawdę zapewnić doskonałą obsługę klienta.

Śledź skargi i pochwały

Nie możesz poprawić obsługi klienta, jeśli nie wiesz, co mówią o Tobie Twoi klienci. Upewnij się, że masz system do śledzenia skarg i pochwał. Pomoże Ci to zidentyfikować wzorce i obszary problemowe, dzięki czemu możesz szybko je rozwiązać.

Przeproś natychmiast, jeśli się mylisz

Przyznawanie się, że się mylisz, jest kluczowym elementem zapewniania doskonałej obsługi klienta. Pokazuje, że jesteś gotów wziąć odpowiedzialność za swoje działania i dbasz o to, aby wszystko było dobre dla klienta. Jeśli popełnisz błąd, natychmiast przeproś i zrób wszystko, aby naprawić problem.

Traktuj każdą transakcję jak okazję

W każdej interakcji z obsługą klienta masz możliwość wywarcia trwałego wrażenia – dobrego lub złego. Dlatego ważne jest, aby zawsze dawać z siebie wszystko, niezależnie od tego, jak mała może być transakcja.

Ucz się tego, czego nauczono innych w twojej organizacji

Po nauczeniu się, jak zapewnić doskonałą obsługę klienta, ważne jest, aby podzielić się swoją wiedzą z innymi osobami w organizacji. W ten sposób wszyscy są na tej samej stronie i pracują nad tym samym celem.

Wniosek

Podsumowując, obsługa klienta jest podstawą każdej odnoszącej sukcesy organizacji. Dlatego postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami, aby zapewnić doskonałą obsługę klienta, która pomoże Ci generować dobre przychody w zamian.