Ciepły posiłek czy zimny bufet na wydarzeniu firmowym? Wszystko zależy od tego, jak długo potrwa spotkanie, ilu będzie gości i czy w planie jest osobna przerwa na jedzenie. Podczas całodniowej konferencji lub szkolenia ciepły lunch zwykle sprawdzi się lepiej niż same przekąski. Z kolei na krótkim spotkaniu, prezentacji produktu czy networkingu wygodniejszy będzie zimny bufet. Czasem najlepiej połączyć obie opcje.
Spis treści
Ciepły posiłek czy zimny bufet – od czego zacząć?
Trzygodzinne szkolenie dla 20 osób ma zupełnie inne potrzeby niż konferencja na kilkaset osób. Jeszcze inaczej wygląda bankiet, na którym goście głównie rozmawiają, przemieszczają się po sali i nawiązują kontakty.
Dlatego przed zamówieniem cateringu warto sprawdzić kilka rzeczy. Ile godzin potrwa wydarzenie? O której się zacznie? Czy obejmie porę obiadową? Ilu będzie uczestników i czy wszyscy mają zjeść w tym samym momencie?
Znaczenie ma też układ sali. Jeśli goście siedzą przy stołach i w harmonogramie jest 45-minutowa przerwa, można spokojnie zaplanować ciepły posiłek. Przy wydarzeniu, podczas którego ludzie cały czas się przemieszczają, lepiej może zadziałać bufet.
Kiedy ciepły posiłek sprawdzi się najlepiej?
Ciepły obiad warto zaplanować przede wszystkim na wydarzenia trwające kilka godzin lub cały dzień. Jeśli uczestnicy przychodzą rano i zostają do późnego popołudnia, kawa, kanapki i drobne przekąski mogą po prostu nie wystarczyć.
Lunch daje też naturalny moment na odpoczynek. Goście mogą odejść od sali konferencyjnej, spokojnie zjeść i przez chwilę nie myśleć o prezentacjach czy kolejnych punktach programu.
Taki model dobrze pasuje do konferencji, całodniowych szkoleń, warsztatów, spotkań zarządu oraz wyjazdów integracyjnych.
Co daje ciepły posiłek?
Przede wszystkim można przygotować bardziej sycące menu. Obok dań mięsnych mogą pojawić się potrawy wegetariańskie, wegańskie czy przygotowane dla osób z określonymi ograniczeniami żywieniowymi.
Ciepły obiad pasuje też do bardziej formalnych wydarzeń. Trzeba tylko dobrze zaplanować jego wydawanie. Jeśli 200 osób ruszy po jedzenie w tym samym momencie, nawet dobre menu nie uratuje źle zorganizowanej przerwy.
Ważna jest także temperatura potraw i sposób ich przechowywania. Te kwestie warto wcześniej ustalić z firmą cateringową.
Kiedy lepszy będzie zimny bufet?
Zimny bufet daje gościom więcej swobody. Nie trzeba przerywać całego wydarzenia o jednej godzinie i prosić wszystkich o zajęcie miejsc przy stołach.
Uczestnik może podejść po kanapkę, sałatkę czy niewielką przekąskę między prezentacjami albo w trakcie rozmowy z innymi gośćmi. To szczególnie wygodne podczas networkingu.
Taki catering dobrze pasuje też do prezentacji produktu, krótkiej konferencji, jubileuszu firmy, spotkania z klientami czy mniej formalnej imprezy integracyjnej.
Na stole mogą pojawić się mini kanapki, tortille, sery, warzywa, owoce, sałatki czy małe porcje dań podawane w osobnych naczyniach.
Zimny bufet ułatwia rozmowy
Przy networkingu trudno oczekiwać, że wszyscy usiądą przy jednym stole dokładnie o tej samej porze. Goście zmieniają rozmówców, przechodzą między stanowiskami i często chcą zjeść tylko coś niewielkiego.
Bufet nie przerywa tego rytmu. Można wziąć małą porcję, wrócić do rozmowy, a później ponownie podejść po coś do jedzenia.
Warto tylko wybierać potrawy, które naprawdę da się wygodnie zjeść. Duży kawałek mięsa wymagający noża i widelca nie jest najlepszym wyborem na spotkanie, podczas którego większość osób stoi z talerzykiem w jednej ręce.
A może ciepły i zimny bufet razem?
Nie trzeba ograniczać się do jednej opcji. Podczas kilkugodzinnego wydarzenia bardzo dobrze może zadziałać połączenie dań ciepłych z zimnymi przekąskami.
Można przygotować jedno lub dwa dania główne, dodatki oraz kilka rodzajów finger food, sałatek i deserów. Goście sami zdecydują, czy mają ochotę na pełny posiłek, czy tylko na coś niewielkiego.
Taki model daje sporo swobody i nie wymaga serwowania każdego dania bezpośrednio do stołu. Sprawdza się szczególnie na większych konferencjach i imprezach integracyjnych.
Jeśli organizator nie ma możliwości odbioru zamówienia na miejscu, warto sprawdzić także opcję gastro-crew.pl/dowoz/, co może ułatwić logistykę cateringu podczas firmowego wydarzenia.
Jak długo trwa wydarzenie?
Dwie godziny i osiem godzin to dwie zupełnie różne sytuacje. Na krótkim spotkaniu często wystarczą kawa, herbata, napoje i kilka rodzajów przekąsek.
Przy wydarzeniu obejmującym większą część dnia uczestnicy będą potrzebowali bardziej sycącego jedzenia. Zwłaszcza gdy spotkanie odbywa się między 11:00 a 16:00, czyli w typowej porze obiadowej.
Nie oznacza to, że trzeba organizować klasyczny obiad przy stołach. Przy napiętym programie można przygotować ciepły bufet dostępny przez określony czas.
Czy liczba uczestników ma znaczenie?
Przy 20 osobach wydanie obiadu nie powinno sprawić większego problemu. Przy 300 uczestnikach sytuacja wygląda już inaczej.
Trzeba zaplanować liczbę stanowisk z jedzeniem, miejsce na kolejki i czas potrzebny na obsłużenie gości. Jeśli wszyscy mają tylko 20 minut przerwy, jeden punkt wydawania posiłków może szybko okazać się niewystarczający.
Przy dużych wydarzeniach lepiej rozstawić kilka stanowisk lub podzielić bufet na różne części. Dzięki temu goście nie spędzą większości przerwy w kolejce.
Jak dopasować catering do rodzaju wydarzenia?
Na konferencji najważniejsze jest to, aby jedzenie nie zaburzało programu. Często sprawdza się prosty układ: przerwa kawowa rano, lunch w środku dnia i niewielkie przekąski później.
Na imprezie integracyjnej można pozwolić sobie na większą swobodę. Bufet może być dostępny przez kilka godzin, a uczestnicy sami wybierają moment, w którym chcą coś zjeść.
Podczas spotkania z klientami liczy się również wygląd jedzenia. Małe, estetycznie przygotowane przekąski mogą pasować do takiego wydarzenia lepiej niż klasyczny obiad złożony z zupy i drugiego dania.
Nie ma więc jednego menu dobrego dla każdej firmy i każdego eventu.
Pora roku też ma znaczenie
Jesienią i zimą goście chętnie sięgają po ciepłe zupy, dania obiadowe oraz gorące napoje. W chłodny dzień miska rozgrzewającego kremu może być znacznie przyjemniejsza niż kolejna zimna przekąska.
Latem zwykle lepiej sprawdzają się lżejsze dania, sałatki, owoce czy niewielkie przekąski. Ciepłego jedzenia nie trzeba jednak całkowicie skreślać. Wystarczy wybrać lżejsze potrawy i dopasować porcje do pogody.
Pamiętaj o różnych potrzebach żywieniowych
Nie każdy uczestnik będzie jadł to samo. Jedna osoba może być na diecie wegańskiej, inna nie jeść glutenu, a kolejna mieć alergię na orzechy.
Przy większym wydarzeniu najlepiej zebrać takie informacje wcześniej. Potrawy powinny być też czytelnie opisane, szczególnie pod kątem alergenów.
Jedno danie „dla wszystkich na specjalnej diecie” zwykle nie rozwiązuje problemu. Dieta bezglutenowa i wegańska to przecież dwie różne rzeczy.
Jeśli catering przygotowuje zewnętrzna firma, warto omówić te kwestie jeszcze przed zatwierdzeniem menu.
Nie zapominaj o bezpieczeństwie jedzenia
Jedzenie stojące przez kilka godzin na sali wymaga odpowiednich warunków. Dotyczy to zarówno ciepłych dań, jak i zimnych przekąsek.
Warto wcześniej ustalić, jak często potrawy będą uzupełniane, gdzie będą przechowywane zapasowe porcje oraz w jaki sposób zostanie utrzymana odpowiednia temperatura.
To szczególnie ważne przy dużych bufetach dostępnych przez dłuższy czas.
Co wybrać: ciepły posiłek czy zimny bufet?
Jeśli w planie jest wyraźna przerwa obiadowa, ciepły posiłek będzie naturalnym wyborem. Daje uczestnikom chwilę odpoczynku i pozwala podać bardziej sycące dania.
Jeżeli goście mają głównie rozmawiać, oglądać prezentacje i poruszać się między stanowiskami, wygodniejszy będzie zimny bufet.
Przy wydarzeniu trwającym cały dzień dobrym rozwiązaniem jest model mieszany. Rano można podać drobne przekąski, w południe ciepły lunch, a później ponownie coś lekkiego do kawy.
Najważniejsze wnioski
- Ciepły posiłek dobrze sprawdza się na dłuższych wydarzeniach, szczególnie jeśli obejmują porę obiadową.
- Zimny bufet daje więcej swobody i pasuje do networkingu oraz krótszych, mniej formalnych spotkań.
- Przy dużej liczbie uczestników trzeba zaplanować kilka punktów z jedzeniem, aby ograniczyć kolejki.
- Na całodniowej konferencji warto połączyć ciepły lunch z przekąskami i przerwami kawowymi.
- Menu powinno uwzględniać diety uczestników oraz alergeny.
- Catering najlepiej dopasować do harmonogramu i sposobu, w jaki goście będą spędzać czas podczas wydarzenia.
FAQ
Co jest lepsze na konferencję – ciepły obiad czy zimny bufet?
Przy konferencji trwającej większą część dnia dobrze sprawdzi się ciepły lunch uzupełniony drobnymi przekąskami podczas przerw. Na krótkim spotkaniu wystarczający może być zimny bufet.
Czy zimny bufet wystarczy na całodniowe szkolenie?
Może wystarczyć, jeśli jest różnorodny i sycący, ale przy całym dniu warto pomyśleć również o czymś ciepłym. Dobrym rozwiązaniem jest zimny bufet uzupełniony jednym lub dwoma ciepłymi daniami.
Co podać podczas krótkiego spotkania firmowego?
Przy spotkaniu trwającym około dwóch godzin wystarczą zwykle małe kanapki, przekąski koktajlowe, owoce oraz kawa, herbata i zimne napoje. Pełny obiad ma sens głównie wtedy, gdy wydarzenie odbywa się w porze obiadowej.
Jaki catering sprawdzi się podczas networkingu?
Najwygodniejsze będą niewielkie porcje, które można zjeść bez siadania przy stole. Dobrym przykładem są finger food, mini kanapki, tortille czy małe porcje sałatek.
Czy na imprezie firmowej warto łączyć ciepłe i zimne dania?
Tak. Przy kilkugodzinnym wydarzeniu taki układ daje gościom większy wybór. Mogą zjeść pełniejszy posiłek, a później sięgać po mniejsze przekąski podczas kolejnych przerw.
Ile jedzenia przygotować na wydarzenie firmowe?
Nie ma jednej liczby pasującej do każdego eventu. Liczy się czas trwania wydarzenia, pora dnia, liczba osób oraz to, czy catering ma zastąpić pełny posiłek. Liczbę porcji najlepiej ustalić z firmą cateringową po przedstawieniu jej harmonogramu i przewidywanej liczby gości.
